Việc nắm rõ cách kiểm tra visa Hàn Quốc là bước quan trọng giúp bạn theo dõi tình trạng hồ sơ, biết được quá trình xử lý đang diễn ra đến đâu, liệu visa đã được phê duyệt hay cần bổ sung thêm giấy tờ. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết phải kiểm tra ở đâu, cần chuẩn bị gì và cách hiểu đúng các trạng thái hiển thị trên hệ thống. Bài viết này, Didinhcu sẽ hướng dẫn bạn toàn bộ quy trình tra cứu visa Hàn Quốc một cách chính xác, dễ hiểu và chi tiết nhất, giúp bạn tự tin theo dõi hồ sơ mà không gặp bất kỳ khó khăn nào.
1. Hướng dẫn từng bước chi tiết cách kiểm tra visa Hàn Quốc
1.1 Kiểm tra trên Korea Visa Portal (MOFA Korea)
Để tránh gặp lỗi hoặc sai sót khi tra cứu kết quả visa, bạn nên thực hiện theo đúng trình tự các bước dưới đây. Việc làm theo từng bước sẽ giúp hệ thống nhận diện chính xác hồ sơ của bạn và trả về kết quả nhanh chóng.
Bước 1: Truy cập trang Korea Visa Portal
Trước tiên, bạn mở trình duyệt Internet và nhập địa chỉ visa.go.kr. Đây là website chính thức của Bộ Ngoại giao Hàn Quốc. Sau khi truy cập, bạn có thể chọn ngôn ngữ English hoặc Korean. Nếu bạn không thành thạo tiếng Hàn, việc chọn English sẽ giúp quá trình thao tác dễ dàng hơn.
Bước 2: Chọn mục kiểm tra visa
Khi đã vào được giao diện chính, hãy điều hướng đến thanh menu và chọn mục Check Application Status. Tiếp theo, bạn chọn Application Status & Result. Đây là khu vực dành riêng cho việc kiểm tra tiến độ xử lý hồ sơ và xem kết quả visa sau khi lãnh sự hoàn tất xét duyệt.
Bước 3: Nhập thông tin tra cứu
Lúc này, hệ thống sẽ hiển thị một form yêu cầu bạn nhập các thông tin cá nhân. Bạn cần nhập chính xác để hệ thống đối chiếu đúng hồ sơ và trả về kết quả tương ứng.
1.2 Kiểm tra qua KVAC Việt Nam
KVAC Việt Nam, với hai cơ sở tại Hà Nội và TP.HCM, là nơi tiếp nhận và hỗ trợ theo dõi hồ sơ visa cho người nộp. Đây là lựa chọn hữu ích khi hệ thống Korea Visa Portal chậm cập nhật hoặc khi bạn muốn tìm cách kiểm tra visa Hàn Quốc nhanh hơn.
Hệ thống của KVAC thường hiển thị các trạng thái như “Đang tiếp nhận”, “Đã chuyển sang Lãnh sự quán”, “Đang xét duyệt” hoặc “Có kết quả”, giúp bạn dễ dàng nắm được tiến trình hồ sơ và chủ động theo dõi.
1.3 Kiểm tra tại Đại sứ quán / Lãnh sự quán Hàn Quốc
Trong một số trường hợp đặc biệt, bạn có thể liên hệ trực tiếp Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Hàn Quốc để kiểm tra hồ sơ, nhất là khi cần xác nhận thông tin gấp hoặc khi các kênh online không hiển thị dữ liệu.
Thời gian phản hồi thường từ 1–3 ngày làm việc, tùy khối lượng yêu cầu. Bạn có thể liên hệ qua điện thoại, email hoặc website chính thức. Đây cũng là một cách kiểm tra visa Hàn Quốc đáng tin cậy, nhưng cần lưu ý rằng cơ quan lãnh sự thường không cung cấp lý do từ chối visa mà chỉ xác nhận trạng thái hồ sơ.
2. Cách nhập số hộ chiếu, ngày sinh và loại visa
Để Korea Visa Portal có thể tìm được hồ sơ của bạn, bạn phải nhập đúng ba thông tin quan trọng: số hộ chiếu, ngày sinh và cách thức tra cứu hồ sơ.
2.1 Số hộ chiếu (Passport No.)
Ở mục này, bạn nhập số hộ chiếu chính xác như trên hộ chiếu của mình, tuyệt đối không thêm dấu cách. Hãy chú ý phân biệt ký tự “O” (chữ O) và “0” (số 0), bởi đây là lỗi thường gặp khiến hệ thống không hiển thị kết quả.
2.2 Ngày sinh (Date of Birth)
Ngày sinh được yêu cầu nhập theo định dạng quốc tế YYYYMMDD. Ví dụ: nếu bạn sinh ngày 05/09/1995, bạn phải nhập 19950905. Việc nhập sai định dạng rất dễ khiến hệ thống báo lỗi hoặc không tìm thấy dữ liệu.
2.3 Loại hồ sơ cần tra cứu
Bạn có thể chọn tra cứu theo Số hộ chiếu (Passport No.) — đây là cách đơn giản và phổ biến nhất. Trong trường hợp bạn có Số đơn (Application No.), thường do nộp hồ sơ online hoặc qua dịch vụ, bạn cũng có thể dùng thông tin này để tra cứu. Sau khi nhập đầy đủ các mục, bạn nhấn Search để hệ thống bắt đầu tìm kiếm hồ sơ.
3. Cách đọc kết quả kiểm tra Visa Hàn Quốc
Khi hoàn tất quy trình tra cứu, bạn sẽ thấy một trong ba trạng thái chính. Hiểu đúng ý nghĩa từng kết quả sẽ giúp bạn biết mình cần chuẩn bị bước tiếp theo như chờ thêm, nhận visa hay cải thiện hồ sơ.
3.1 Visa “Approved” – đã đậu
“Approved” nghĩa là visa của bạn đã được chấp thuận. Bạn chỉ cần chờ thông báo từ KVAC hoặc cơ quan lãnh sự để đến nhận hộ chiếu. Ở giai đoạn này, bạn có thể bắt đầu chuẩn bị kế hoạch sang Hàn Quốc, đồng thời kiểm tra kỹ thông tin trên visa khi nhận được.
3.2 “Under Review” – đang xét duyệt
“Under Review” cho biết hồ sơ vẫn đang được xử lý và chưa có kết quả cuối cùng. Đây là trạng thái bình thường và có thể kéo dài vài ngày tùy loại visa. Khi hồ sơ ở trạng thái này, bạn chỉ cần chờ thêm và tránh kiểm tra quá thường xuyên.
3.3 “Rejected” – bị từ chối
Nếu hiển thị “Rejected”, nghĩa là hồ sơ bị từ chối và bạn không được cấp visa lần này. Hệ thống không nêu lý do, nhưng bạn có thể nộp lại sau 3–6 tháng, đồng thời cải thiện giấy tờ để tăng cơ hội đậu lần sau.
4. Lỗi thường gặp khi kiểm tra visa
Trong quá trình tra cứu kết quả visa, người nộp hồ sơ thường gặp một số lỗi khiến hệ thống không hiển thị thông tin hoặc báo không tìm thấy hồ sơ. Việc hiểu rõ các lỗi này sẽ giúp bạn thao tác chính xác và tiết kiệm thời gian.
4.1 Nhập sai số hộ chiếu
Lỗi phổ biến nhất là nhập sai số hộ chiếu, đặc biệt ở những ký tự dễ nhầm lẫn như O và 0, hoặc I và 1. Một sai sót nhỏ cũng có thể khiến hệ thống không nhận diện được hồ sơ. Khi tra cứu, bạn nên nhập số hộ chiếu giống y như trong hộ chiếu và kiểm tra lại thật kỹ trước khi nhấn tìm kiếm.
4.2 Không khớp thông tin ngày sinh
Hệ thống Korea Visa Portal yêu cầu ngày sinh theo đúng định dạng YYYYMMDD. Nếu nhập sai thứ tự hoặc thiếu số, kết quả sẽ không hiển thị. Vì vậy, hãy đảm bảo bạn nhập đúng 8 ký tự, ví dụ: 05/09/1995 → 19950905.
4.3 Website bị nghẽn (sát ngày trả kết quả)
Vào thời điểm cận ngày trả kết quả hoặc mùa cao điểm du lịch, hệ thống đôi khi bị quá tải gây chậm, treo trang hoặc không trả kết quả. Trong trường hợp này, bạn nên thử lại sau vài phút hoặc đổi thiết bị, trình duyệt khác để tiếp tục kiểm tra.
4.4 Hồ sơ chưa được cập nhật lên hệ thống
Có những hồ sơ dù đã nộp nhưng chưa được đồng bộ ngay lên Korea Visa Portal hoặc KVAC. Điều này thường xảy ra trong 1–3 ngày đầu sau khi tiếp nhận. Nếu bạn kiểm tra mà không thấy thông tin, hãy đợi thêm hoặc liên hệ KVAC nếu thời gian chờ quá lâu.
5. Một số lưu ý quan trọng khi kiểm tra visa Hàn Quốc
Khi bạn tìm hiểu cách kiểm tra visa Hàn Quốc, việc tuân thủ một số lưu ý nhỏ dưới đây sẽ giúp quá trình tra cứu thuận lợi và chính xác hơn.
5.1 Không tra cứu quá liên tục
Việc kiểm tra quá nhiều lần không giúp có kết quả nhanh hơn mà đôi khi còn khiến hệ thống hiểu nhầm là truy cập bất thường. Bạn chỉ nên tra cứu cách nhau vài giờ hoặc theo khuyến nghị của KVAC.
5.2 Chuẩn bị email/điện thoại sẵn sàng khi được gọi bổ sung giấy tờ
Trong quá trình xét duyệt, cơ quan lãnh sự có thể yêu cầu bổ sung tài liệu. Vì vậy, bạn nên giữ điện thoại bên mình và thường xuyên kiểm tra email để tránh bỏ lỡ thông báo quan trọng.
5.3 Lưu ý thời gian hẹn nhận kết quả
Ngay khi kết quả có trên hệ thống, KVAC hoặc Lãnh sự quán sẽ thông báo thời gian trả hồ sơ. Bạn cần ghi nhớ và sắp xếp thời gian phù hợp để đến nhận đúng hẹn, tránh trễ hạn ảnh hưởng đến lịch trình của mình.
Nhìn chung, việc kiểm tra visa Hàn Quốc sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều khi bạn biết rõ các kênh tra cứu chính thức và hiểu cách đọc kết quả hiển thị trên hệ thống. Dù là trạng thái “Approved”, “Under Review” hay “Rejected”, mỗi thông tin đều mang ý nghĩa riêng và giúp bạn xác định bước tiếp theo cần thực hiện. Hãy luôn kiểm tra cẩn thận, theo dõi đúng cách và chuẩn bị đầy đủ giấy tờ để quá trình xin visa diễn ra thuận lợi hơn. Mong rằng hướng dẫn cách kiểm tra visa hàn quốc trên sẽ giúp bạn yên tâm hơn trong hành trình chuẩn bị đến Hàn Quốc.
Nếu bạn cần tư vấn xin Visa, chuẩn bị hồ sơ nhập cảnh, hoặc muốn biết thêm chi tiết về điều kiện miễn visa Hàn, đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ chuyên gia visa của Didinhcu chúng tôi để được hỗ trợ nhanh chóng!
Liên hệ dễ dàng, hỗ trợ tận tâm
Hưng Thịnh Investments tư vấn miễn phí cho khách hàng qua nhiều kênh liên hệ như:
- Hotline: 0338.87.87.87 hoặc 0915.39.87.87
- Email: didinhcu@gmail.com
- Địa chỉ: Landmark 81, 208 Nguyễn Hữu Cảnh, Phường 22, Quận Bình Thạnh, TP. Hồ Chí Minh.
